Jede Lieferung, die durch die Hintertür kommt, bringt auch ein Stück Verantwortung mit:
Woher stammt die Ware?
War die Kühlkette beim Transport intakt?
Stimmen Lieferscheindaten und Ware tatsächlich überein?
Das macht nicht nur organisatorisch Sinn, das ist zum Teil sogar gesetzlich vorgeschrieben.
Art. 18 VO (EG) Nr. 178/2002 verlangt von dir, jederzeit sagen zu können, von welchem Lieferanten eine Ware stammt — „eine Stufe zurück“ in der Lieferkette. Der Lieferschein ist dafür der einfachste Beleg, den du ohnehin schon in der Hand hast. Die VO (EG) Nr. 852/2004 verlangt zusätzlich, dass du erkennst, wenn mit einer Lieferung etwas nicht stimmt — bevor sie im Kühlschrank landet und sich mit anderer Ware vermischt.
Wie du das nachweist, bleibt dir überlassen: Weder die Rückverfolgbarkeit noch die Wareneingangskontrolle schreiben eine bestimmte Form vor. Ein Ordner mit abgehefteten Lieferscheinen erfüllt die Pflicht genauso wie eine App — entscheidend ist, dass die Belege im Ernstfall auffindbar sind und zeigen, dass ihr hingeschaut habt. Was du selbst festlegst: wie genau du prüfst (Temperatur, Verpackung, Menge, Haltbarkeit) und wie du das für dich festhältst.
Dahinter steht immer dieselbe Methode. Wofür die fünf Buchstaben stehen, wer betroffen ist und was nachgewiesen werden muss, erklären wir in Was ist HACCP? Einfach erklärt.
Ganz konkret
Das werden wir oft gefragt
Muss ich jede Lieferung fotografieren, auch kleine Nachbestellungen? +
Gesetzlich verlangt ist nur, dass du im Zweifel nachweisen kannst, von wem eine Ware stammt — nicht, dass jede einzelne Lieferung fotografiert wird. In der Praxis ist es aber der einfachste Weg, konsequent zu sein: Wer nur „die wichtigen“ Lieferungen erfasst, vergisst irgendwann, welche das waren.
Wie lange muss ich die Lieferscheine aufbewahren? +
Das kommt drauf an, ob der Lieferschein gleichzeitig als Rechnung gilt — dann greift die steuerliche Aufbewahrungspflicht von 8 Jahren. Reine Lieferscheine ohne Rechnungsfunktion haben keine feste gesetzliche Frist, trotzdem empfiehlt es sich, sie mindestens so lange griffbereit zu haben wie die zugehörige Ware theoretisch noch Thema werden könnte — etwa bei einer Reklamation oder einer Rückverfolgung.
Was mache ich, wenn bei der Lieferung etwas nicht stimmt — Kühlkette unterbrochen, falsche Menge, beschädigte Ware? +
Halte fest, was du festgestellt hast, am besten mit Foto und kurzer Notiz. Das ist sowohl dein Beleg gegenüber dem Lieferanten (z. B. für eine Reklamation) als auch der Nachweis, dass du hingeschaut und richtig reagiert hast, falls die Ware trotzdem verwendet oder aussortiert wurde.
Zählt auch der spontane Einkauf im Supermarkt, wenn mal was fehlt? +
Ja, grundsätzlich zählt jede Ware, die in die Küche kommt. Beim Supermarkt-Einkauf ist der Kassenbon der Beleg statt eines klassischen Lieferscheins — auch der lässt sich abfotografieren und zuordnen.
